Obecná informace o oprávněných zájmech zpracování osobních údajů v Domově Háj

Obecná informace o oprávněných zájmech zpracování osobních údajů v Domově Háj

 

Organizace Domov Háj, p. o. zpracovává osobní údaje všech subjektů buď na základě požadavku zákona, veřejného zájmu, souhlasu subjektu nebo oprávněného zájmu.

 

Používání osobních údajů osob v oprávněném zájmu organizace znamená, že údaje zpracováváme za účelem kvalitního fungování poskytované služby.

 

Subjekt údajů = fyzická osoba nebo právnická osoba (žadatel o službu, uchazeč o zaměstnání, klienti bývalí a současní, zaměstnanci současní a bývalí, dobrovolníci, dodavatelé služeb….).

 

SUBJEKT ÚDAJŮ – KLIENTI

 

1.     Sociální pracovník společně s klientem vytváří finanční rozpočet, který slouží k orientaci klienta a personálu v oblasti jeho financí – nákupy, výdej volných peněz.

 

2.     Sociální pracovníci a pracovníci v sociálních službách používají k zajištění předání kontaktních údajů a základních informací o klientovi pro kontakt s institucemi (např. úřady, RZS, policie) tabulku kde jsou uvedeny tyto údaje: jméno a dat. narození klienta, shrnutí omezení svéprávnosti, kontaktní údaje opatrovníka, jaké má klient doklady – např. občanský průkaz, průkaz osoby se zdravotním postižením.

 

3.     Pro identifikování klienta policií v případě jeho pohřešování je vyrobena tzv. „ztrácecí karta“, která obsahuje fotografii klienta, jméno, RČ, věk a datum narození, popis vzhledu, návyky, zdrav. stav, kontaktní údaje na opatrovníka, bydliště.

 

4.     Sociální pracovníci si pro svoji práci v počítači uchovávají rozepsané či archivované dopisy/emaily s osobními údaji klientů/opatrovníků, které slouží k dohledání, komu byly jaké informace předány, případně jsou dále používány.

 

5.     Klient poskytuje osobní údaje při stanovování míry své podpory a při vyplňování dotazníku „Profil klienta služby“. Důvodem je získání informací o možnostech a preferencích klientů vzhledem ke způsobu bydlení,  k rozdělení klientů do nových komunitních služeb. Zpracovává se jméno, příjmení, míra schopností a dovedností.

 

6.     Zdravotní sestry vytváří kopie zdravotní dokumentace klienta, kde je uvedeno jméno, příjmení, RČ, bydliště, údaje o lékařích a zdravotním stavu klientů, kopie lékařských zpráv, kopie zdravotní karty z Háje. Tyto kopie jsou v případě odvozu klienta RZS použity jako zajištění předání adekvátních informací RZS. Jsou uloženy společně s medikamenty v uzamykatelné skříňce v kanceláři pracovníků v komunitním bydlení.

 

7.     Každá návštěva se zapisuje do Knihy návštěv. Uvedeno je jméno, příjmení a datum návštěvy. Poskytovatel služby potřebuje vědět, jaké osoby se v Domově pohybují.

 

8.     Zaměstnanci se v případě úrazu zapisují do Knihy úrazů. Zápis obsahuje jméno, příjmení a informace o úrazu. Účelem je evidence pracovních úrazů. Kniha je uložena v sesterně.

 

9.     Zdravotní sestry si vytváří podklad pro lékárnu (objednání léků pro klienty) – obsahuje jméno, příjmení, rodné číslo klienta. Podklad je uložen v počítači pracovníků, tištěná podoba se předává do lékárny. Účelem je zajištění adekvátního množství léků pro klienta.

 

10.  V rámci prezentace organizace se z akcí, které pořádá, může pořizovat mediální záznam (fotografie, video). Tento záznam lze použít k další prezentaci činnosti Domova Háj. Na tomto záznamu mohou být, jak zaměstnanci, tak klienti Domova. Záznamy lze použít i pro prokázání realizace projektů dotovaných EU řídícímu orgánu.

 

SUBJEKT ÚDAJŮ – ZAMĚSTNANCI

 

1.     Zaměstnanci Domova Háj (přímá péče, THP) vyplňují dotazníky o práci v Domově Háj po ukončení transformace, z důvodu zajištění personálu pro budoucí komunitní služby. Dotazník obsahuje tyto osobní údaje – jméno, příjmení, osobní preference.

 

2.     Při procesech identifikace, korespondence a komunikace se zájemcem o práci zpracovává mzdová účetní – personalistka tyto osobní údaje: jméno, příjmení, datum narození, bydliště, email, číslo telefonu, zdravotní stav. Zpracovává je za účelem další nabídky zaměstnání.

 

3.     Mzdová účetní – personalistka zpracovává údaje o dětech a příbuzných zaměstnance za účelem výpočtu ročního zúčtování daně a to v rozsahu: jméno, přijmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, zaměstnavatel příbuzného. Údaje jsou uchovávány v listinné podobě (šanon: mzdy, prohlášení poplatníka daně)  a v počítačovém programu Avensio.

 

Subjekt údajů má právo, aby správce (Domov Háj, p. o.) bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se ho týkají, a zároveň má správce povinnost, aby bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje subjektu údajů, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

-        osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány,

-        subjekt údajů odvolá souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovávány, a současně neexistuje žádný právní důvod pro zpracování,

-        subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistující převažující oprávnění důvody pro zpracování,

-        osobní údaje byly zpracovány protiprávně,

-        osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti vztahující se na správce,

-        osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 Obecného nařízení.